• Communication Solutions

  • Communication Solutions

Nowy system telefoniczny — lista kontrolna

 

Rozważasz wymianę systemu telefonicznego używanego w biurze?

 
Oto kilka kwestii, które warto wziąć pod uwagę. Po zdobyciu odpowiedzi na te pytania łatwiej wybierzesz system spełniający potrzeby firmy.
 
Najpierw przeanalizuj aktualną sytuację i używany system telefoniczny:
 
• Ilu jest potrzebnych telefonów?
 
• Ilu pracowników będzie zatrudnionych za rok lub trzy lata?
 
• Ile osób jednocześnie prowadzi zazwyczaj rozmowy telefoniczne?
 
• W jakim zakresie używany aktualnie system nie spełnia oczekiwań?
 
Dzięki odpowiedziom na te pytania dowiesz się, jakich dodatkowych funkcji oraz ilu numerów wewnętrznych (wewnętrznych linii telefonicznych) i linii zewnętrznych potrzeba. 
Teraz przeanalizuj połączenia zewnętrzne:
 
• Czy firma ma więcej niż jedno biuro? Jeśli tak, jaka jest liczba połączeń wewnętrznych?
 
• Czy wykonywanych jest wiele połączeń międzynarodowych? Ile?
 
Dzięki odpowiedziom na te pytania zorientujesz się, jak najlepiej przekierowywać połączenia przychodzące z zewnątrz. Innymi słowy, jakiego rodzaju linie zewnętrzne są potrzebne? Być może uda się ograniczyć koszty dzięki przekierowaniu połączeń za pośrednictwem sieci IP takiej jak Internet albo tradycyjnej sieci PSTN.
Warto również dowiedzieć się więcej o używanych systemach IT i sprawdzić, czy da się wykorzystać je do rozbudowy funkcjonalności systemu telefonicznego i zaoszczędzić również w ten sposób. Spróbuj uzyskać następujące informacje:
 
• Jaki rodzaj okablowania został użyty w sieci?
 
• Czy urządzenia na każdym biurku są podłączone za pomocą kabla?
 
• Czy przełączniki sieciowe obsługują standard Power Over Ethernet?
 
Analiza infrastruktury IT pozwoli sprawdzić, czy istnieje możliwość podłączenia w sieci wewnętrznej telefonów za pośrednictwem IP i uproszczenia w ten sposób instalacji oraz ograniczenia kosztów okablowania.
Poświęć nieco czasu na sprawdzenie, które funkcje telefoniczne przyniosą firmie najwięcej korzyści. Zastanów się, jak pracują ludzie w Twojej organizacji.
 
• Czy niektórzy pracownicy muszą się dużo przemieszczać po zakładzie?
 
• Czy pracownicy przebywają dużo poza biurem?
 
• Czy zatrudniasz telepracowników lub pracowników terenowych?
 
• Czy przechowujesz dane kontaktowe za pomocą aplikacji komputerowych?
 
• Czy zatrudniasz grupę pracowników odbierających połączenia przychodzące?
 
• Czy użytkownicy — na przykład obsługa recepcji, kierownicy centrów telefonicznych czy osoby zatrudnione w trudnych warunkach — mają specjalne wymagania?
 
Dzięki tym pytaniom dowiesz się więcej o możliwościach aplikacji i terminali (w tym aplikacji CTI, systemów poczty głosowej i programowanych modułów głównych), które będą potrzebne w odpowiednim systemie. Aby osiągnąć najściślejszą integrację oraz prostotę obsługi, warto wybrać platformę PBX przede wszystkim na podstawie tych kryteriów i nie traktować ich jako warunków o drugorzędnym znaczeniu.
 
Należy także uwzględnić wymagania dotyczące instalacji i konserwacji.
 
Rozwiązania:
Teraz prawdopodobnie masz już do dyspozycji szczegółowe informacje o używanym aktualnie systemie oraz wymagania dotyczące nowego systemu. Omówiono tutaj niektóre z technologii ułatwiających osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.
 
Wiele biur:
Jeśli firma działa w więcej niż jednej lokalizacji, można dokonać oszczędności, rezygnując z sieci PSTN na rzecz przekierowywania połączeń między biurami za pośrednictwem Internetu i technologii VPN (Virtual Private Network).
 
Może to być bardzo korzystne w sytuacji, gdy biura firmy są zlokalizowane w wielu krajach. Może to wymagać skonfigurowania sieci VOIP.
 
Pracownicy mobilni:
Jeśli pracownicy dużo się przemieszczają, ale muszą być zawsze osiągalni telefonicznie, warto zacząć używać bezprzewodowych telefonów DECT.
 
Nowoczesne, opracowane z myślą o zastosowaniach biznesowych systemy DECT oferują wszystkie korzyści biurkowych telefonów PBX i umożliwiają dostęp do poczty głosowej oraz przekierowywanie połączeń, gdy pracownika nie ma przy biurku.
 
Technologia CTI (Computer Telephony Integration)
Jeśli firma używa pakietu CRM (Customer Relations Management) lub komputerowego menedżera kontaktów, można połączyć system telefoniczny z aplikacją komputerową.
 
Wykonywanie połączeń bezpośrednio z wybranej aplikacji eliminuje konieczność przechowywania numerów w dwóch lokalizacjach i znacznie przyspiesza znajdowanie kontaktów oraz wykonywanie połączeń dzięki funkcji „kliknij, aby wybrać numer”.
 
Te informacje powinny znacznie ułatwić utworzenie listy podstawowych wymagań, która ułatwi wybór właściwego rozwiązania.